Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).
Форма Т-12
Форма Т-13
Форма ОКУД 0504421
Как фиксировать отработанное время
При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).
Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.
В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.
Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год
При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.
Образец заполнения формы ОКУД 0504421
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.
Образец приказа о назначении ответственного
Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год
Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:
- пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
- 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.
Учет и налоги
Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.
Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.
Работодателем в обязательном порядке должен вестись учет отработанного времени по каждому работнику. Данный факт прописан в статье 91, части 4 ТК РФ. В данной статье можно бесплатно скачать и ознакомиться с бланком табеля учета рабочего времени (УРВ) на 2016г., а также с образцом заполнения данного табеля
22.08.2016Известно, что табель необходимо вести в следующих формах:
- Т-12 - форма, применяемая при УРВ, а также расчета оплаты труда.
- Т-13 - табель УРВ.
На данной страничке доступен табель УРВ на 2016г. для бесплатного скачивания:
Табель УРВ на 2016г. (образец)
Форма №Т-13:
Форма №Т-12:
Правила заполнения табеля УРВ в 2016г.
Сразу стоит отметить, что формы Т-12/Т-13 применяются при учете времени, которое было фактически отработано/неотработанно каждым работником фирмы/организации в отдельности. Это необходимо для осуществления контроля над следованием работниками общего установленного режима рабочего времени (РВ), для информирования относительно отработанного времени, расчета оплаты труда, составления статистического отчета по труду. Если осуществляется раздельное ведение УРВ, а также расчета с персоналом относительно оплаты труда, то возможно применение раздела 1, который называется «Учет рабочего времени» табеля формы №Т-12, как самостоятельного документа (заполнение раздела 2 под названием «Расчет с персоналом по оплате труда» здесь не понадобиться). Что касается формы №Т-13, то ее следует применять при УРВ.
Табель УРВ в 2016г. необходимо составлять только в одном экземпляре лицом, имеющим необходимые полномочия для этого. Далее он относится на подпись к руководителю структурного подразделения, к работнику кадровой службы, переходит в отдел бухгалтерии.
Отметки в табеле относительно причин неявок на работу, работы по системе неполного РВ/превышенного установленного времени по желанию работника/работодателя, сокращенной продолжительности РФ и тому подобного должны производиться согласно документам, оформленным соответствующим образом. Таковыми документами являются:
- Листки нетрудоспособности.
- Справки относительно выполнения государственных/общественных обязанностей/работ.
- Письменные предупреждения относительно простоя.
- Заявления относительно совместительства.
- Согласия работников в письменном виде на сверхурочную работу только в тех случаях, которые были установлены законодательством и тому подобное.
Чтобы отразить ежедневные затраты РВ за месяц относительно каждого работника в отдельности, в табеле имеются специально отведенные строки:
- В форме №Т-12 - здесь графа 4, графа 6 - две строки.
- В форме №Т-13 - здесь графа 4 - четыре строки (на каждую половину месяца - по 2 строки), а также графа 15, графа 16.
В формах №Т-12 и №Т-13, а именно в графах 4,6, верхние строки используются для того, чтобы там иметь возможность отмечать условные обозначения (коды) затрат РВ, а нижние - для осуществления записей относительно продолжительности отработанного/неотработанного времени (минуты, часы) по специальным кодам затрат РВ на определенную дату. Если есть необходимость увеличить количество граф с целью проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, это вполне допустимо. К примеру, необходимо отметить время начала и окончания работы в условиях, которые отличаются от общепринятых.
В ходе заполнения граф 5,7 табеля формы №Т-12 в верхних строках следует проставить количество отработанных дней, а в нижних - количество часов, которые были отработаны каждым работником в отдельности за учетный период.
В табеле отражаются затраты РВ. Также можно воспользоваться методом сплошной регистрации явок/неявок на работу, регистрации исключительно отклонений (опоздания, неявки, сверхурочные часы и тому подобное). Отражая неявки на работу, если их учет ведется по дням (отпуска, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуска по причине обучения, время на выполнение государственных/общественных обязанностей и тому подобное), в табеле в верхней его строке в соответствующих графах следует проставить исключительно коды условных обозначений, а в нижней - оставить незаполненными.
Составляя табель согласно форме №Т-12, в разделе 2, предусмотренном на один для всех работников вид оплаты, а также корреспондирующий счет, заполнять следует графы с 18 по 22, а предусмотренном для каждого работника в отдельности - с 18 по 34.
Форма №Т-13, именуемая «Табель УРВ» используется в ходе автоматизированной обработки учетных данных.
Составляя табель согласно форме №Т-13:
- Если осуществляется запись учетных данных, необходимая для начисления зарплаты исключительно по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, являющемуся общим для работников, которые включены в табель, то необходимо заполнять реквизиты «код вида оплаты», а также «корреспондирующий счет» над таблицей, имеющей графы с 7 по 9 и графу 9 (здесь заполнять графы 7, 8 не нужно).
- Если осуществляется запись учетных данных, необходимая для начисления зарплаты по нескольким типам оплаты и корреспондирующих счетов, необходимо заполнять графы с 7 по 9. Дополнительный раздел со сходными номерами граф предусматривается для заполнения соответствующих данных по видам оплаты, если их более четырех.
Бланки табеля согласно форме №Т-13, в которых частично заполнены реквизиты, могут изготавливаться с применением средств соответствующей вычислительной техники. К таковым реквизитам можно отнести.
Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.
Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:
- вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
- его продолжительность (в часах и днях).
Функции табеля:
- отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
- контроль персонала;
- адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
- доказательство при соответствующих трудовых спорах;
- расчет переработки;
- основание правомерности увольнения вследствие прогула;
- налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
- основа для составления отчетов в контролирующие органы.
Может ли ООО или ИП работать без табеля учета
Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.
Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.
Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).
Как учитывается рабочее время сотрудника
Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.
В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:
- дневное;
- ночное;
- в выходные и праздничные дни;
- сверхурочное;
- вахта;
- повышение квалификации вне производства;
- оплачиваемые отпуска;
- больничные;
- вынужденный прогул;
- забастовка;
- простой и др.
Принципы ведения табеля
Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:
- Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
- В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
- Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
- Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
- При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
- Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.
Правомерно ли применять электронные системы контроля?
Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.
Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:
- предъявление электронных пропусков-карточек;
- считывание отпечатков пальцев;
- сканирование сетчатки глаза;
- видеофиксация с помощью камер и др.
В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.
Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.
Как часто и кто заполняет табель
Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:
- отдела кадров;
- бухгалтерии;
- начальник структурного подразделения;
- директор;
- любое лицо, назначенное приказом руководства.
В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.
После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).
Скачать бланк и образец заполнения табеля
Заполнение табеля учета рабочего времени
Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.
Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:
- форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
- форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).
Как заполняется табель по форме Т-13
С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.
Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:
- полное наименование фирмы;
- название структурного подразделения (если их в организации несколько).
Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:
- графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;
- графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
- 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.
Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.
Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.
Они заполняются следующим образом:
- графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);
- графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
- графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
- графа 7 содержит шифр оплаты труда;
- графа 8 – код бухгалтерского учета;
- графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
- графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
- графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.
Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.
Основные коды для заполнения табеля
Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.
| Вид рабочего времени | Обозначение с помощью буквы | Кодирование цифрой | |
| 1 | Присутствие по стандартному графику | Я | 01 |
| 2 | Работа в неурочное время | Н | 02 |
| 3 | Занятость в выходные и праздничные дни | РП | 03 |
| 4 | Сверхурочные | C | 05 |
| 5 | Пребывание в командировке | К | 06 |
| 6 | Ежегодный отпуск | ОТ | 09 |
| 7 | Дополнительный отпуск | ОД | 10 |
| 8 | Учебный отпуск | У | 11 |
| 9 | Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производства | УВ | 12 |
| 10 | Учебный административный отпуск | УД | 13 |
| 11 | Больничный по беременности и родам (декретный отпуск) | Р | 14 |
| 12 | Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет | ОЖ | 15 |
| 13 | Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальства | ДО | 16 |
| 14 | Административный отпуск, предусмотренный законодательно | ОЗ | 17 |
| 15 | Оплачиваемая временная нетрудоспособность | Б | 19 |
| 16 | Нетрудоспособность, не подлежащая оплате | Т | 20 |
| 17 | Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудников | ЛЧ | 21 |
| 18 | Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностей | Г | 23 |
| 19 | Прогул | ПР | 24 |
| 20 | «Короткий» рабочий день, объявленный работодателем | НС | 25 |
| 21 | Выходные дни | В | 26 |
| 22 | Отсутствие по неустановленной причине | НН | 30 |
| 23 | Простой по вине компании | РП | 31 |
| 24 | Простой по вине работника | ВП | 33 |
Как заполнить табель в конкретных ситуациях
Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.
Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.
Сотрудник не появляется на рабочем месте
Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.
Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).
Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть .
Праздничные дни выпали на время отпуска
Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.
Сотрудник заболел во время отпуска
Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.
Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.
Командировка выпала на выходные
Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.
Основным документом на основании которого фирма начисляет зарплату своим работникам является табель учета рабочего времени. Как правило, используют унифицированный бланк (можно скачать здесь). Рассмотрим образец его заполнения.
Какие формы можно использовать
В качестве основного документа по учету рабочего времени и начислению заработной платы фирма может использовать:
- унифицированные формы табеля, которые утвердил Госкомстат;
- самостоятельно разработанные формы, которые содержат все реквизиты, предусмотренные законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и утвержденные в качестве элемента учетной политики.
Воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервис по формирования табеля:
Унифицированная форма табеля учета рабочего времени
Унифицированный бланк табеля учета рабочего времени бывает двух видов:
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
- Табель учета рабочего времени (форма № Т-13).
Фирма вправе выбрать любую форму. Никаких ограничений закон не содержит. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Бланк табеля учета рабочего времени
Незаполненные бланки указанных выше форм выглядят следующим образом:
- Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
- Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени
Способы составления табеля учета рабочего времени
Трудовой кодекс возлагает на компании обязанность по ведению учета рабочего времени своего персонала (ст. 91 ТК РФ). При этом есть два способа составления табеля:
- Регистрация всех явок и неявок на работу.
- Регистрация только отклонений: отпусков, болезней, неявок по другим причинам, работа сверх нормы установленного времени и т. п.
Выбор любого варианта остается на усмотрение работодателя. Он не зависит от продолжительности рабочего времени, который установлен в компании.
Как правило, выбирают тот способ, который удобен специалистам кадровой службы. Например, первый целесообразен при суммированном учете рабочего времени, когда недоработка в одни дни компенсируется переработкой в другие.
Такой порядок регистрации отработанного времени позволяет выявить все переработки или недоработки за учетный период.
Второй способ (регистрация отклонений) удобен при постоянной и известной продолжительности рабочего дня. В этом случае лицо, которое заполняет документ, точно знает количество рабочих часов в каждом рабочем дне. Поэтому удобнее регистрировать только отклонения.
Табель учета рабочего времени заполняет либо бухгалтер либо работник кадровой службы (табельщик). Обычно лицо, ответственное за его оформление, назначает директор компании. Для этого издают приказ, подписанный директором.
Как заполнить табель учёта рабочего времени
При заполнении руководствуются Указаниями по применению и заполнению форм документации по учету труда, которые Госкомстата утвердил постановлением № 1 от 05.01.2004 года. Для учета отработанного времени формы имеют несколько граф и строк:
- Т-12 (графы 4, 6) - две строчки;
- Т-13 (графа 4) - четыре строчки (по 2 на половину одного месяца) и графы 15 и 16.
Верхняя строка любой из этих двух форм нужна для условных обозначений (кодов) рабочего времени. В нижней приводят продолжительность времени, которое было отработано или не отработано (в часах, минутах) по соответствующим кодам. Работодатель вправе увеличить количество граф в табеле для фиксации дополнительных данных по режиму работы. Например, проставить время начала и окончания смены. Это целесообразно, если персонал трудится в условиях, которые отличаются от обычных.
В графах 5 и 7 формы Т-12 в верхних строках указывают количество дней, которые были отработаны. Нижние строки служат для отработанных часов.
При регистрации в табеле неявок (отклонений), которые учитывают в днях (например, дни болезни или отпуска) в верхней строке ставят буквенный код условного обозначения неявки. Нижние графы оставляют пустыми.
В форме Т-12 (раздел 2) указывают сумму оплаты. Кроме того, здесь отражают корреспондирующий счет на который начисляют заработную плату за отработанное время. В большинстве случаев эта счета по учету расходов (20, 26, 44, 91). Аналогичные данные указывают в графе 8 бланка Т-13.
Подготовить табель онлайн бесплатно
Образцы заполнения табеля
Рассмотрим, как заполняют табель учета использования рабочего времени по двум представленным выше формам.
Заполнение формы Т-12:
Заполнение формы Т-13:
Условные обозначения в табеле
Информация в табеле согласно требованиям Госкомстата должна быть закодирована. В таблице ниже представлены коды и их расшифровка.
|
Расшифровка |
Код-буква |
Код-цифра |
|
Продолжительность работы |
||
|
Работа в дневное время |
||
|
Работа в ночное время |
||
|
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
||
|
Сверхурочная работа |
||
|
Работа вахтовым методом |
||
|
Сокращенная продолжительность времени для обучающихся |
||
|
Сокращенная продолжительность времени против нормальной продолжительности |
||
|
Неполное рабочее временя |
||
|
Командировки |
||
|
Командировка |
||
|
Повышение квалификации |
||
|
Повышение квалификации |
||
|
Повышение квалификации с отрывом от производства |
||
|
Отпуск |
||
|
Ежегодный отпуск (основной) |
||
|
Ежегодный отпуск (дополнительный) |
||
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением (с сохранением зарплаты) |
||
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением (без сохранения зарплаты) |
||
|
Декретный отпуск |
||
|
Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет |
||
|
Отпуск за свой счет |
||
|
Отпуск без сохранения зараплаты |
||
|
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты |
||
|
Время болезни |
||
|
Болезнь при назначении пособия |
||
|
Болезнь без назначения пособия |
||
|
Прогулы, неявки |
||
|
Вынужденный прогул |
||
|
Невыходы на время исполнения гос. обязанностей |
||
|
Неявки по неизвестным причинам |
||
|
Выходные дни |
||
|
Выходные дни и праздники |
||
|
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
||
|
Дополнительные выходные дни (без зарплаты) |
||
|
Забастовка |
||
|
Забастовка |
||
|
Простой |
||
|
Простой по вине работодателя |
||
|
Простой по причинам, не зависящим от организации и сотрудника |
||
|
Простой по вине работника |
||
|
Приостановка работы при задержке зарплаты |
||
|
Отстранение от работы |
||
|
Отстранение от работы с выплатой пособия |
||
|
Отстранение от работы без выплаты пособия |
||
|
Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно |
||
|
Прохождение медико-социальной экспертизы |
||
|
Диспансерное обследование |
||
|
Перерывы для кормления ребенка |
||
Например, кодировка рабочего времени при сдельной оплате труда:
и проставление кодов при предоставлении женщине перерывов на кормление ребенка
Особенности заполнения табеля
На практике встречаются ситуации, когда заполнение табеля имеет особенности. Так, предпраздничный день сокращается на один час. Например, 7 марта по закону 7-часовой рабочий день. Если в табеле стоит 8 часов, то сотрудники последний час работали сверхурочно. Восьмой час должен быть оплачен не менее чем в полуторном размере (ст. 152 ТК РФ). Иначе компанию могут оштрафовать на 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Такой же штраф грозит фирме, если в табеле у отдельных работников в предпраздничный день стоит 8 часов. Например, несовершеннолетних и беременных женщин. Их нельзя привлекать к работе сверхурочно.
Правило про сокращенный предпраздничный день касается всех сотрудников. Даже тех из них, которые работают неполное время. Если работник трудится по 7 часов, то в предпраздничный день в табеле ставят 6.
В табеле по совместителям указывают время, которое отработано фактически. Следует учитывать ограничения, установленные для совместителей. Когда человек занят на основном месте, ежедневная продолжительность его труда по совместительству не может превышать 4 часов. Более 4 часов он может трудиться в те дни, когда не занят по основному месту. Ежемесячная продолжительность рабочего времени совместителей не должна быть больше половины месячной нормы рабочего времени.
Продолжительность отработанного времени совместителей (в часах и минутах) отражают в нижней строке (графы 4 и 6) формы № Т-12 или во второй и четвертой строках (графа 4) формы № Т-13. Указывать дробные числа не запрещено. Например, если совместитель работает по 3 часа 12 минут, то в табеле можно проставить дробное число – 3,2 часа (3 ч + 12 мин: 60 мин/ч).
в 1С и похожих по функционалу программах можно заполнить табель автоматически.
Практический пример заполнения табеля
Рассмотрим на примере порядок заполнения табеля при суммированном учете рабочего времени.
Пример
Человеку установлен суммированный учет рабочего времени (месяц является учетным периодом) и график 2 через 2 по десять часов в день. В июне график выглядит так:
01-02, 05-06, 09-10… 29-30.06.
Согласно производственному календарю, норма рабочего времени в июне равна 159 часов. График должен быть составлен без превышения данного количества часов. Для этого время работы в некоторые дни сократили до 8-ми 9-ти часов.
С 01 по 07.06 работник находился в командировке. При это не был издан приказ о привлечении к работе в выходной. В командировке человек трудится по графику компании, в которую был направлен. Но при расчете среднего заработка за дни командировки бухгалтер возьмет количество часов согласно плановому графику.
Работник находился в пути к месту командировки и обратно 01 и 07.06. Причем 07 число является для него выходным. Дни нахождения в пути в выходной для целей расчета зарплаты приравнивают к дням работы в выходной. При этом время определяется от момента отправления транспорта, на котором сотрудник выехал, до окончания дня выезда. Согласно примеру - 9 часов.
Остальные дни графика (с 08 по 30.06 включительно) были отработаны в плановом порядке.
Таблица отработанного времени
Норму рабочего времени в июне определили следующим образом. Из 159 рабочих часов (согласно производственному календарю) исключили время, время работы запланированное на период командировки:
159 ч – (10 ч × 4 дн.) = 119 ч.
Количество времени, фактически отработанного после командировки (с 08 по 30.06 включительно) равно 128 часов. Оно меньше 159 часов. Поэтому доплата за сверхурочные часы не полагается. 128 часов оплатят согласно окладу.
Время, которое человек пропусти, находясь в командировке (в том числе дни прибытия и отъезда) равно 49 часов. Из них:
- 40 ч оплатят исходя из среднего заработка;
- 9 ч оплатят как работу в выходной.
Документом, показывающим отработанное количество часов сотрудником за месяц, является табель учета рабочего времени. В нем работодатель также указывает общее число неявок работника организации.
По внесенной в бланк информации и происходит расчет заработной платы. Ведение подобной документации - обязанность работодателя. Она закреплена и в Трудовом кодексе РФ (в статье 91).
Зачем нужно вести подобный документ?
Табель ведется не только для начисления итоговой заработной платы. Эта функция документа хоть и главная, но не единственная. Информацию из представленного регистра используют также и для формирования статистических данных о персонале. В дальнейшем ее могут передать Росстату или другим аналитическим агентствам.
Что вносят в табель учета рабочего времени?
Вне зависимости от продолжительности рабочего дня и типа занятости существуют два основных способа ведения представленного бланка:
- сплошной;
- упрощенный.
В первом случае работодатель фиксирует все явки и неявки сотрудника на работу, отработанные сверхурочные часы, . Во втором - в табель учета рабочего времени вносятся только отклонения. Например, записывают опоздания или задержки на работе (этот способ используют прежде всего в тех случаях, когда продолжительность смены является неизменной).
Важно: причины неявок или сокращенного количества отработанных часов желательно подтвердить документально, например листком нетрудоспособности.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Раньше работодатель был обязан хранить табель 1 год. С 25 августа 2010 года это положение утратило силу. По действующему законодательству подобная документация должна храниться 5 или 75 лет . Итоговое время зависит от типа предприятия. В последнюю категорию попадают организации, в которых условия труда признаны тяжелыми и опасными для здоровья.
Бланк табеля учета рабочего времени - скачать бесплатно
Представленная документация имеет две формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними небольшая. Первый вид табеля позволяет не только фиксировать общую занятость, но и мониторить выплаты работникам. Форма Т-13 последней функцией не обладает - подобный вариант документа используют в учреждениях с автоматическим учетом явки сотрудника (например, через специальный турникет). Он считается наиболее простым.
Скачать образец заполнения табеля учета рабочего времени
Часто ведение документооборота бывает сопряжено с рядом трудностей. Например, проблемы возникают при составлении или заполнении формы табеля учета рабочего времени. В Интернете можно посмотреть готовые образцы, а затем составить необходимые документы по аналогии с ними.
Подводим итоги
Использование подобной документации позволяет существенно упростить процесс расчета зарплаты сотруднику. Снижаются риски штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
За ведение и хранение документации представленного типа отвечает бухгалтерия. Нередко старые табели учета рабочего времени передают на хранение в государственные учреждения, но для этого с ними требуется предварительно заключить соответствующие договоры.
